"เพื่อตรวจสอบ" ไม่ได้หมายความว่า "เพื่อใช้" MO Memoir : Wednesday 1 March 2560

เมื่อวันที่ ๑๙ มกราคมที่ผ่านมา ผมได้รับอีเมล์ฉบับหนึ่งจากทางหน่วยงาน เกี่ยวกับเอกสารรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เนื้อหาเป็นอย่างไร ลองอ่านข้างล่างดูเองเองก่อนนะครับ
 

พักหลัง ๆ มานี้ทางหน่วยงานจะจัดส่งใบแสดงรายการเงินเดือนและรายการที่หักแต่ละเดือนมาให้ทางอีเมล์ โดยใช้หัวข้อว่าเป็น "ใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายบุคลากร" ซึ่งอีเมล์ที่ส่งมาก็มีแต่ข้อความซ้ำ ๆ เดิมที่บอกว่าวิธีเปิดอ่านไฟล์ pdf ที่แนบมา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปรกติที่ใครต่อใครเมื่อได้รับอีเมล์ดังกล่าวก็จะทำกันเพียงแค่เปิดไฟล์ pdf ที่แนบมาหรือบันทึกเก็บเอาไว้เป็นหลักฐาน 
  

เอกสารใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายของเดือนธันวาคมที่ทางหน่วยงานส่งมาให้เมื่อวันที่ ๒๖ ธันวาคม ๒๕๕๖ ก็ยังจัดส่ง "ใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายบุคลากร" มาในชื่อเรื่องอีเมล์ "ใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายบุคลากร" เช่นเดิม แต่ครั้งนี้พิเศษหน่อยตรงที่ข้อความในอีเมล์วันดังกล่าวมีประกาศพิเศษที่เป็น "คนละเรื่องกัน" แนบมาด้วย ที่แสดงไว้ข้างล่าง

ถ้าคุณได้รับอีเมล์หัวข้อเดิม ๆ ที่มีเนื้อหาแบบเดิม อยู่เป็นประจำไม่รู้กี่สิบฉบับ คุณจะอ่านมันละเอียดทุกฉบับไหมครับ

ทำงานมากว่า ๒๐ ปี ตอนต้นปีของทุกปีจะมี "เอกสารรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย" ส่งมาให้จากทางมหาวิทยาลัย เพื่อใช้ยื่นแสดงแบบรายการเสียภาษี หรือไม่ก็ต้องเก็บเอาไว้ให้สรรพากรตรวจถ้ามีการร้องขอ มาปีนี้รอมาจนถึงวันนี้คือพ้นเดือนกุมภาพันธ์แล้วก็ยังไม่ได้รับซะที ก็เลยโทรไปถามเขาตามหมายเลขโทรศัพท์ที่เขาให้มาในอีเมล์ในรูปแรก

คำตอบที่เขาตอบกลับมาก็คือ "ให้ใช้" ไฟล์ pdf ที่ส่งมากับอีเมล์ที่บอกว่าเป็นการ "ตรวจสอบ" ความถูกต้อง

เท่าที่ผมได้พบปะพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานหลายคน ต่างก็ประสบกับปัญหาเดียวกัน คือ "รอ" อยู่ว่าเมื่อใดที่เขาจะส่งฉบับที่ "ถูกต้อง" ซึ่งหมายถึงเป็นฉบับที่ถูกส่งไปให้ "ตรวจสอบ" และได้รับการแก้ไขหรือยืนยันความถูกต้องกลับมาแล้ว จากนั้นจึงค่อยส่งออกไปใหม่โดยยืนยันว่าให้ใช้ไฟล์เอกสารฉบับล่าสุดได้ มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่รู้ว่าให้ใช้ไฟล์ pdf ที่ส่งมากับอีเมล์ที่บอกว่าเป็นการ "ตรวจสอบ" ความถูกต้อง และเป็นการรู้กันแบบ "ปากต่อปาก"

ตรงนี้ผมเห็นว่าหน่วยงานที่ดำเนินงานดังกล่าวทำงานบกพร่องอยู่ ๒ ประเด็นหลักที่ควรต้องได้รับการแก้ไข คือ
 

ประเด็นแรก หัวข้ออีเมล์นั้นควรสื่อถึง "ทุกเรื่อง" ที่ส่งให้พิจารณาหรือเพื่อทราบ ในกรณีนี้มีการส่งอีเมล์เนื้อหาเดิม ๆ กับหัวข้อเดิม ๆ ให้กับผู้รับเดิม ๆ เป็นประจำ แล้วอยู่มาวันหนึ่งก็มีการแทรกเนื้อหา "เพิ่มเติมพิเศษ" เข้าไปโดยไม่มีการบอกกล่าวในหัวข้ออีเมล์
 

แต่จะว่าไปแล้ววิธีการที่ดีกว่าก็คือการ "แยกออกมาเป็นอีเมล์ฉบับต่างหาก" เพราะบางทีชื่ออีเมล์ที่ยาวนั้น บนหน้าจอมันแสดงเฉพาะข้อความส่วนแรกเท่านั้น มันไม่แสดงข้อความส่วนท้าย (เหมือนชื่อไฟล์นั่นแหละครับ คุณตั้งชื่อยาว ๆ ได้ แต่บนหน้าจอคุณก็คงตั้งส่วนแสดงชื่อไฟล์ให้มีความกว้างแค่ระดับหนึ่งเท่านั้นเอง
 

ประเด็นที่สอง เอกสารที่ส่งให้เพื่อ "ตรวจสอบ" นั้น ผู้รับเองไม่สามารถทราบได้ว่ามีการส่งไปให้ใครตรวจสอบกี่คน การที่ผู้รับคนหนึ่งเห็นว่าเอกสารนั้นถูกต้อง แต่ผู้รับคนอื่นอาจเห็นว่าต้องแก้ไขก็ได้ ดังนั้นจึงเป็น "หน้าที่ของผู้ส่ง" ที่ต้องรวบรวมความเห็นจากผู้รับคนต่าง ๆ แล้วนำมาปรับปรุงแก้ไข (ถ้ามี) จากนั้นจึงค่อยส่งเอกสารที่ได้รับการ "ยืนยัน" ว่าถูกต้องแล้วออกไปใหม่ เพื่อที่จะได้นำเอกสารฉบับที่ได้รับการยืนยันความถูกต้องแล้วไปใช้ และก็เป็นเรื่องปรกติที่ถือปฏิบัติการในหน่วยงานราชการทั่วไปคือเอกสาร "เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง" นั้น เป็นเอกสารที่ยังไม่เป็นทางการ ไม่ควรนำไปใช้
 

โชคยังดีที่หน่วยงานอื่นข้างนอกเขายังเขียนจดหมายราชการภาษาไทยได้ดีอยู่ แต่ของหน่วยงานผมเนี่ย แม้แต่จดหมายนำหรือข้อความเกริ่นนำก็ยังไม่มี กด forward ส่งต่อมาเรื่อย ๆ แล้วให้เปิดอ่านเอาเอง คนส่งก็ถือว่าทำหน้าที่แล้ว