คงจะเคยได้รับจดหมายกันใช่ไหมครับ
รู้สึกอย่างไรกันบ้างครับ
เมื่อได้เห็นลายมือยุ่ง ๆ
ของคนที่เรารู้จัก
เขียนชื่อของเราบนหน้าซองจดหมายที่เขาส่งให้กับเรา
ปรกติเวลาเราจะส่งจดหมายถึงใคร
เรามักจะระบุชื่อผู้ที่เราต้องการให้เปิดอ่าน
และที่อยู่ของบุคคลผู้นั้นให้ชัดเจน
เพื่อที่ไปรษณีย์จะส่งให้ถึงที่หมาย
และผู้ที่อยู่ยังสถานที่ที่ระบุไว้หน้าซองจดหมายจะได้รู้ว่าใครควรเป็นคนเปิดอ่าน
และในกรณีของจดหมายที่ไม่ได้ระบุผู้รับชัดเจนว่าเป็นใคร
เช่นใบปลิวโฆษณา
หรือประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิเลือกตั้งของบ้านหลังนั้น
ก็ยังมักมีการเขียนเอาไว้ว่า
เรียน "ท่านเจ้าของบ้าน"
เพื่อแสดงให้ผู้รับเห็นว่าผู้ส่งก็มีมารยาทในการติดต่อว่าจดหมายฉบับนี้ขอให้เจ้าของบ้านเป็นผู้พิจารณาดำเนินการตามสมควร
และมักเป็นการส่งโดยที่ผู้ส่งไม่รู้ว่าผู้รับนั้นมีชื่อ-สกุลอะไร
และจะว่าไปแล้ว
ในการส่งจดหมายนั้น
แม้ว่าเราจะไม่จ่าหน้าซองว่าถึงใคร
เขียนเพียงแค่ที่อยู่ที่ถูกต้อง
ไปรษณีย์ก็ส่งให้ถึงที่หมายได้
ทีนี้ลองสมมุติว่าถ้าต่อไปจดหมายที่ส่งมาถึงบ้านของคุณนั้นนั้นไม่มีการระบุชื่อผู้รับ
ดังนั้นการจะรู้ว่าจดหมายนั้นเป็นข้อความส่งถึงใคร
ถ้าคุณอยากรู้คุณก็ต้องเปิดอ่าน
คำถามก็คือถ้าหากคุณพบว่าจดหมายที่ส่งมาจำนวนมากนั้นไม่มีจดหมายใด
ๆ ที่ส่งมาถึงคุณโดยเฉพาะเลย
พบว่ามีแต่ประกาศเชิญชวน
ใบปลิว โฆษณา ประชาสัมพันธ์
เชิญทำบุญ ฯลฯ
ถ้าคุณไปพบจดหมายดังกล่าวส่งมายังบ้านคุณ
คุณจะเปิดอ่านมันทุกฉบับเป็นประจำไหม
ผมเขียนเรื่องนี้ก็คงจะมีคนต่อว่าเป็นพวกล้าหลัง
เทคโนโลยีไปถึงไหนแล้ว
ยังทำตัวขวางโลกอยู่ได้
ฯลฯ คือเนื่องจากช่วงหลายปีที่ผ่านมา
ทางหน่วยงานพยายามแสดงให้เห็นว่ามีการใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยในการติดต่อสื่อสาร
เขาก็เลยใช้วิธีการสแกนเอกสารต่าง
ๆ เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
แล้วนำไปแปะไว้บนหน้าเว็บหน้าหนึ่ง
ซึ่งผมก็ไม่รู้เหมือนกันว่าหน้าเว็บนี้เป็นหน้าเว็บส่วนกลางหรือเฉพาะบุคคล
รูปที่
๑ รูปที่ปรากฏบนหน้าเว็บ
ลองอ่านข้อความในกรอบสีเหลืองดูนะครับ
อ่านเสร็จแล้ว ตามความคิดของคุณเอง
คุณเข้าใจว่าใครขออนุมัติไปต่างประเทศ
ในระบบนี้แต่บุคลากรละรายจะมีรหัสสำหรับเข้าไปอ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้ในหน้าเว็บที่เขาโพสเอาไว้
(ที่มีหน้าตาดังที่เอามาให้ดูในรูปที่
๑ ข้างล่าง)
คือมันมีช่องบอกว่าจดหมายนี้ส่งมาให้เพื่อวัตถุประสงค์ใด
โดยไม่มีการระบุตัวบุคคลที่ต้องการให้อ่าน
แต่เจอเป็นประจำว่า สิ่งที่บอกว่า
"เพื่อทราบ"
นั้นควรเป็น
"เพื่อปฏิบัติ"
และสิ่งที่บอกว่า
"เพื่อโปรดดำเนินการ"
นั้นเป็นเพียงแค่
"ประชาสัมพันธ์"
"ประชาสัมพันธ์"
กับ
"เพื่อประชาสัมพันธ์"
ความหมายมันไม่เหมือนกัน
จดหมายที่ระบุว่า "ประชาสัมพันธ์"
หมายถึงเป็นจดหมายโฆษณา
แต่ถ้าระบุว่า "เพื่อประชาสัมพันธ์"
มันหมายถึงขอให้ผู้รับช่วยกระจายข้อมูลต่อ
ปัญหาข้อที่หนึ่งที่ผมพบคือข้อความที่ระบุว่าจดหมายที่ส่งมาให้นี้
ประสงค์ให้ผู้รับนั้นทำอย่างไรต่อไป
มันไม่ตรงกับเนื้อความในจดหมาย
ปัญหาข้อที่สอง
(อันที่จริงยังมีมากกว่านี้)
คือชื่อเรื่องของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งมาให้นั้น
มันไม่ตรงกับเนื้อหาข้างใน
ลองดูชื่อเรื่องจดหมายที่อยู่ในกรอบสีเหลืองในรูปที่
๑ ก่อนนะครับ
อ่านเสร็จแล้วคุณคิดว่าใครขอเดินทางไปต่างประเทศ
จากนั้นจึงค่อยมาอ่านเนื้อความของจดหมายในรูปที่
๒ ข้างล่างดู
รูปที่
๒ เอกสารของเรื่องที่อยู่กรอบสีเหลืองในรูปที่
๑ ชื่อผู้ส่งเอกสารอยู่ตรง
"ส่วนงาน"
ที่มุมซ้ายบนของรูป
ส่วนคนที่จะไปต่างประเทศจริง
ๆ นั้นอยู่ในเนื้อหาของบันทึกข้อความ
อ่านแล้วรู้สึกว่าเนื้อหากับหัวข้อ
"เรื่อง"
ในรูปที่
๑ มันตรงกันไหมครับ
ผมอ่านตอนแรกผมเข้าใจว่าหน่วยงานที่มีชื่อว่า
"งานบริหารทรัพยากรมนุษย์"
ขออนุมัติไปปฏิบัติงาน
ณ ต่างประเทศ แต่เมื่อลองอ่านเนื้อหาข้างใน
(เพราะอยากรู้ว่าเขาจะไปเที่ยวที่ไหนกัน)
ปรากฏว่าเป็นคนละเรื่องกัน
คือภาควิชาหนึ่งประสงค์จะให้บุคลากรไปปฏิบัติงาน
ณ ต่างประเทศ
จึงทำเรื่องขออนุมัติผ่านทางระดับคณะ
และระดับคณะโดย "งานบริหารทรัพยากรมนุษย์"
ทำเรื่องส่งต่อไปให้ระดับผู้บริหารมหาวิทยาลัยอนุมัติอีกที
จะเห็นว่าคนที่ขอ
"อนุมัติไปปฏิบัติงาน
ณ ต่างประเทศ"
นั้น
เป็นผู้ที่ทำงานอยู่ในระดับ
"ภาควิชา"
แต่ชื่อเรื่องจดหมายกลับทำให้คนอ่านคิดได้ว่าคนที่ทำหน้าที่เป็นเพียงแค่
"ส่งผ่านเรื่องตามขั้นตอน"
นั้น
เป็นผู้ขอเดินทางไปปฏิบัติงาน
ณ ต่างประเทศเสียเอง
ปัญหาข้อที่สามที่ประสบคือ
จดหมายที่เข้ามาส่วนใหญ่เป็นประเภท
"ประชาสัมพันธ์"
ซะมากกว่า
เป็นการบอกให้ทราบหรือแจ้งให้ทราบโดยทั่วไป
เป็นลักษณะของจดหมายแบบที่ต้องการส่งข้อความเดียวกันให้กับคนจำนวนมาก
ปัญหาข้อที่สี่
(อันที่จริงยังมีมากกว่านี้อีก)
ที่ประสบก็คือจดหมายที่ต้องการส่งให้กับผู้รับแบบเฉพาะเจาะจงนั้น
เขาส่งรวมมากับจดหมายประเภทใบปลิวโฆษณา
และไม่มีการระบุด้วยว่าเป็นจดหมายเจาะจงโดยเฉพาะของผู้รับ
กล่าวคือคุณไม่มีทางรู้ว่าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณเห็นนั้นส่งเฉพาะเจาะจงมาที่คุณคนเดียว
หรือกระจายไปยังบุคลากรทั้งหน่วยงาน
นอกเสียจากว่าคุณจะเปิดอ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ฉบับนั้น
ลองนึกภาพว่าในแต่ละเดือนถ้าคุณได้รับแต่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากส่งมาให้คุณเป็นประจำ
แต่คุณเห็นแค่เพียงแค่หัวข้อชื่อเอกสารเท่านั้น
ซึ่งเมื่อเปิดดูก็พบว่าเป็นประเภทใบปลิวโฆษณา
และมักจะไม่มีจดหมายฉบับใดส่งเฉพาะเจาะจงมายังคุณเลย
คุณจะยังมานั่งเปิดอ่านทุกฉบับหรือไม่ว่ามีฉบับใดส่งเฉพาะเจาะจงถึงคุณ
ส่งจดหมายกันอย่างนี้
คนที่รอจดหมายตอบรับจากทางผู้บริหารระดับสูง
ก็คงได้แต่รอต่อไปว่าเมื่อไรเรื่องที่เขาขออนุมัติไปนั้นจะได้รับคำตอบกลับมา
เพราะไม่เห็นมีจดหมายเรื่องที่เขาขอไปส่งกลับมาสักที
และที่แย่ก็คือ
เวลามีการทวงถาม
มักได้รับคำตอบกลับมาว่าส่งไปให้แล้ว
ไม่เห็นหรือไง
ตอนที่เขานำเอาระบบนี้มาใช้งาน
เขาอ้างว่าเพื่อประหยัดกระดาษ
ซึ่งก็พบว่าเขาประหยัดกระดาษได้จริง
โดยผลักภาระไปผู้รับข้อความนั้นกลับเป็นคนรับผิดชอบที่ต้องพิมพ์จดหมายลงกระดาษเอง
คือเมื่อเขาได้รับจดหมาย
แทนที่เขาจะสำเนาส่งให้กับผู้เกี่ยวข้องโดยตรงและเก็บต้นฉบับเอาไว้
เขาใช้วิธีสแกนเป็นไฟล์คอมพิวเตอร์
ส่งให้หน่วยงานที่ผู้รับทำงานอยู่
และทางหน่วยงานที่รับนั้นจะต้องพิมพ์จดหมายดังกล่าวออกมา
เพื่อส่งต่อให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับจดหมายนั้นต่อไป
นอกจากนี้ระบบนี้ยังทำให้เกิดสิ่งที่ผมเรียกว่าไม่ต่างไปจากจดหมายขยะเท่าใดนัก
คือจดหมายประเภทเชิญชวนหรือโฆษณาต่าง
ๆ มันมีมากขึ้น
เพราะผู้ส่งไม่รู้สึกว่าต้องลงทุนอะไร
ขอให้ได้ส่งหลาย ๆ
ฉบับจะได้ดูว่ามีการทำงาน
แต่เดิมนั้นจดหมายประเภทเชื้อเชิญนี้ผู้ส่งจะทำสำเนาแจกจ่ายไปยังหน่วยงานต่าง
ๆ เพื่อติดประกาศให้บุคลากรของหน่วยงานนั้นทราบ
แต่ในขณะนี้กลับใช้วิธีส่งทางอิเล็กทรอนิกส์เข้าหา
mail
box ของแต่ละคนโดยตรง
ส่งที่เกิดขึ้นก็คือมันเป็นการประชาสัมพันธ์ที่ก่อให้เกิดความรำคาญแก่ผู้รับ
ดังนั้นจึงไม่แปลกที่ว่าอีเมล์ต่าง
ๆ ไม่ว่าของเจ้าใดก็ตาม
จะยอมให้เราทำเครื่องหมายว่าได้อ่านจดหมายดังกล่าว
(หรือลบทิ้งเลยก็ได้)
โดยที่เราไม่จำเป็นต้องเปิดจดหมายดังกล่าวอ่าน
หน่วยงานให้บริการที่ดีนั้นเขาจะรับฟังข้อร้องเรียนและคำติชมของผู้รับบริการ
เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขให้มันดีขึ้นไปเรื่อย
ๆ
จะว่าไปแล้วเสียงบ่นจากผู้ใช้บริการนั้นเป็นสิ่งบ่งบอกให้เห็นว่าผู้ให้บริการนั้นมีจุดใดที่ควรปรับปรุงให้ดีขึ้นไปอีก
ผู้ให้บริการไม่ควรมองว่าเสียงบ่นเหล่านั้นมาจากพวกชอบหาเรื่อง
ใครไม่พอใจบริการของฉันก็ไม่ต้องมาใช้บริการ
ฉันไม่สน (ดีใจเสียอีกงานจะได้ลดลง
เพราะไม่ต้องเสียเวลามาแก้ไขให้งานที่ทำไปนั้นมันดีขึ้น)
ผมเคยคุยกับเจ้าหน้าที่ที่เขาประสบกับปัญหาแบบนี้ว่า
ถ้าเป็นอย่างนี้ต่อไปเรื่อย
ๆ ต่อไปใครส่งจดหมายถึงใครก็ตามในมหาวิทยาลัย
ก็ไม่ต้องระบุผู้รับไว้หน้าซองหรอก
เขียนเพียงแค่ที่อยู่ทางไปรษณีย์ของมหาวิทยาลัยก็พอ
จดหมายที่ส่งมาก็เอาไปกองไว้หน้ามหาวิทยาลัย
ใครอยากรู้ว่ามีจดหมายมาถึงตัวเองหรือเปล่าก็ให้ไปคุ้ยกองจดหมายเอาเอง
เคยเห็นหรือเคยได้รับการ์ดเชิญไปงานแต่งงานไหมครับ
ที่ผมได้มานั้นส่วนใหญ่มักจะไม่ได้ส่งมาให้ทางไปรษณีย์
แต่ได้จากการที่คู่บ่าว-สาวมาส่งให้กับมือ
(อาจเป็นที่บ้านและที่ทำงาน)
และในการ์ดก็จะเขียนเอาไว้ด้วยว่า
"ขออภัยที่ไม่ได้มาเรียนเชิญด้วยตนเอง"
จะมีส่งมาให้ทางไปรษณีย์บ้างก็เป็นกรณีที่คู่บ่าว-สาวอยู่ห่างไกล
และมักจะโทรมาแจ้งให้ทราบก่อน
(และมักกล่าวขอโทษด้วยที่ไม่สามารถส่งมาให้ด้วยตนเองได้)
ลองนึกดูนะครับว่าถ้ามีเพื่อนคุณเชิญคุณไปงานแต่งงานของเขา
โดยเขาทำเพียงแค่ส่งอีเมล์ให้กับคุณ
(โดยมีรายชื่อคนอื่นอีกจำนวนมากอยู่ในอีเมล์ฉบับนั้น)
หรือ
tag
ชื่อคุณร่วมกับคนอื่น
ๆ อีกเป็นจำนวนมากบนหน้า
facebook
ของเขา
บอกว่าเชิญไปร่วมงาน
คุณจะไปร่วมงานเขาไหม
และคุณจะใส่ซองช่วยงานแต่งของเขาไหม
ถ้าเป็นผม
ถ้าเชิญมาทางอีเมล์หรือ
facebook
ผมก็คงส่งของขวัญให้ทางอีเมล์และ
facebook
เช่นกัน
(จะสแกนธนบัตร
๑๐๐๐ บาทแล้วส่งรูปให้ทางอีเมล์ไม่ก็
tag
ให้ทาง
facebook)
ถ้าใครคิดว่าเทคโนโยลีการสื่อสารนั้นมันทำให้คนติดต่อกันได้สะดวกโดยไม่ต้องเดินทาง
ก็ขอให้ลองหาคำตอบคำถามที่ว่า
ทำไมผู้นำประเทศชาติอุตสาหกรรมชั้นนำของโลก
๘ ชาติ หรือที่เราเรียกว่า
G8
นั้น
เขาต้องเดินทางมาประชุมร่วมกันในสถานที่เดียวกัน
แทนที่จะประชุมแบบผ่านทางวิดิทัศน์
ทั้ง ๆ
ที่ประเทศของเขาเหล่านั้นต่างมีเทคโนโลยีที่สามารถพูดคุยกันได้แม้ว่าผู้นำทั้ง
๘ จะอยู่กันคนละมุมโลกก็ตาม
แต่พวกเขากลับต้องเสียเวลาเดินทางมาคุยกันในสถานที่เดียวกัน
เพื่อที่ต้องมาถ่ายรูปร่วมกัน
(ทั้ง
ๆ ที่ใช้คอมพิวเตอร์ตัดต่อก็ได้)
แถมยังต้องสิ้นเปลืองงบประมาณการเดินทางและการเตรียมการอีกไม่รู้เท่าใด
การบอกกล่าวให้ผู้อื่นรู้สำหรับงานแต่งงานนั้นไม่เหมือนกับงานศพ
ในงานศพนั้นญาติที่จัดงานให้ผู้ตายนั้นไม่รู้ว่าผู้ตายนั้นรู้จักกับใครบ้าง
ดังนั้นการประกาศลงสื่อสาธารณะ
(เช่นประกาศในหน้าหนังสือพิมพ์)
จึงเป็นเรื่องที่ยอมรับได้
ส่วนงานแต่งนั้นคู่บ่าว-สาวรู้ดีครับว่าประสงค์อยากให้ใครมาร่วมงาน
การ์ดที่ส่งให้กับแขกนั้นมันบ่งบอกถึงความประสงค์นี้
โดยตัวผมเองผมถือว่างานแต่งนั้นเป็นเรื่องส่วนตัวของคู่บ่าว-สาว
และคู่บ่าว-สาวเองก็ไม่สามารถที่จะเชิญทุกคนที่เขารู้จักหรือรู้จักเขาไปร่วมงานเขาได้
ดังนั้นการที่คนที่เขารู้จักผมหรือผมรู้จักเขา
เขาจะแต่งงานโดยไม่บอกกล่าวผม
ผมก็ไม่ได้ติดใจอะไร
ช่วงที่ผ่านมานี้มีคนส่งข้อความที่ว่า
"I
fear the day that technology will surpass human interaction; we will
have a generation of idiots." โดยอ้างว่า
อัลเบิร์ต ไอสไตน์ เป็นคนกล่าวนั้น
ประโยคนี้มีการตั้งคำถามกันมากมายในอินเทอร์เน็ต
ซึ่งก็ดูเหมือนว่าไม่มีหลักฐานใดยืนยันว่า
อัลเบิร์ต ไอสไตน์
เป็นคนกล่าวข้อความดังกล่าวนั้นจริง
แต่ใครจะเป็นคนกล่าวก็ช่างมันเถอะ
เพราะดูเหมือนว่าข้อความครึ่งหลังนั้น
กลายเป็นความจริงขึ้นมาแล้ว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น